5 bonnes raisons d’adopter un outil de gestion de flotte mobile

Des centaines d’appareils à répertorier, autant de lignes téléphoniques et des consommations de données qui peuvent vite déraper… Autant de missions qui constituent le quotidien d’un gestionnaire de flotte mobile. Comment dès lors maîtriser efficacement son parc et ses coûts ? En optant pour un outil de gestion spécialisé. Découvrez 5 bonnes raisons de ne plus vous en passer.

Inventaire du matériel

Lorsque le parc dépasse 100 appareils, il est grand temps d’abandonner son fidèle fichier excel pour savoir quel téléphone a été confié à qui. Un outil de gestion de flotte vous permet de retrouver facilement quel salarié dispose de quel appareil, avec quelle carte SIM, numéro et forfait. Fini les téléphones égarés : vous retrouvez facilement la liste des appareils en stock ou envoyés en réparation.

Suivi des consommations

Un bon outil de gestion de flotte permet désormais un suivi de consommation en temps réel. Plus de mauvaises surprises lorsqu’arrive la facture. Chaque membre du personnel doit pouvoir être associé à un profil que vous pouvez définir et auquel correspond un volume de données, du temps de conversation ou un montant maximal de dépenses. Pour être efficace, un outil de gestion de flotte permet aussi d’informer par mail ou SMS l’utilisateur, avant qu’il atteigne son plafond de consommation. Veillez aussi à ce que les messages soient administrables, afin qu’ils se transforment en précieux outils de sensibilisation pour faire respecter votre politique d’utilisation interne.

Maîtrise des coûts

Les entreprises prennent très au sérieux la question d’optimisation des coûts de téléphonie. En effet, les salariés sont de plus en plus mobiles et la consommation de données à l’étranger peut facilement faire exploser la facture en quelques heures seulement. Grâce à un outil de gestion de flotte, vous pouvez créer des scenarios pour automatiser la désactivation de certains types de communications (le roaming par exemple) en cas de consommation excessive.

Ces outils offrent souvent de multiples possibilités d’analyse de la facture : par utilisateur, groupe, filiale… Ces tableaux de bord doivent notamment permettre d’identifier les sous-consommations pour réduire les forfaits de façon groupée.

Autonomie dans les changements

Vous avez réattribué un téléphone de la compta à un membre de la direction marketing ? Vous devriez être en mesure de changer le libellé de la ligne sur votre facture -qui pourra être utilisé à des fins d’allocation de centre de coût- sans avoir à contacter votre opérateur. Et ainsi vous faire gagner un temps précieux.

Anticipation

Un de vos collaborateurs va séjourner au Japon pour une convention ? Un outil de gestion de flotte devrait vous donner la possibilité d’activer des options, tel que des packs de données additionnels à tout moment.

Avant de choisir votre outil de gestion de flotte, veillez à ce qu’il présente le maximum d’options capables de vous faciliter le quotidien. Point positif si vous choisissez celui de votre opérateur, vous devriez profiter d’une seule et même interface pour tous les produits et services au-delà de la téléphonie mobile.