Au sein des organisations, la plupart des échanges entre collègues passent désormais par une plateforme de communication unifiée. Microsoft Teams est aujourd’hui l’une des plus utilisées. C’est dans le contexte du Covid-19 que la solution de collaboration de Microsoft a révélé l’étendue des possibilités qu’elle offre. MS Teams a permis de maintenir le lien entre les collaborateurs d’une même organisation grâce à ses fonctionnalités de vidéoconférence, de messagerie instantanée, d’échange ou de partage de documents.
Dans un contexte où le télétravail est une pratique beaucoup plus répandue et où les équipes sont plus nomades, la solution accompagne désormais les professionnels au quotidien. Elle s’est imposée comme un outil de collaboration indispensable, unifiant l’ensemble des canaux de communication, ce compris la téléphonie.
Intégrer la téléphonie d’entreprise au niveau de Teams
Bien que cette fonctionnalité soit souvent ignorée, il est possible d’intégrer la téléphonie professionnelle au cœur de la plateforme de collaboration de communication. Chaque collaborateur, avec un seul numéro, est alors joignable directement que ce soit par ses collègues ou des personnes externes à l’entreprise. Tous les appels peuvent alors être passés ou reçus via l’application Teams sur son desktop ou son mobile.
En quatre questions, nous vous proposons de découvrir les fonctionnalités offertes par la téléphonie dans Teams et leurs avantages.
1. Quelles sont les fonctionnalités proposées par la téléphonie au niveau de Teams ?
La téléphonie Microsoft Teams possède de nombreuses fonctionnalités bien connues des anciennes installations téléphoniques : sonnerie au sein d’un groupe de correspondants, sonnerie parallèle, redirection vers un représentant, transfert d’appel, boucles de correspondants personnalisables et fonctionnalités de messagerie vocale.
Microsoft Teams peut également être utilisé pour des conférences audio et vidéo avec des participants internes et, au-delà du périmètre de l’entreprise, avec des participants externes.
2. Que faut-il pour intégrer la téléphonie d’entreprise au niveau de Teams ?
L’intégration de la téléphonie d’entreprise au sein MS Teams requiert d’intégrer une solution proposée par un opérateur de télécommunication, à l’instar de DEEP. En tant que partenaire, nous mettons à la disposition de l’entreprise les lignes et les numéros qui pourront être intégrés au sein de la solution de communication unifiée. De cette manière, il est alors possible de faire transiter les appels au niveau du réseau téléphonique externe.
Utiliser la fonctionnalité de téléphonie de Teams implique évidemment de disposer d’une licence Microsoft 365, qui contient l’application Teams. Les PME, avec un maximum de 300 utilisateurs, devront opter, selon leurs besoins, pour l’un des niveaux de licence suivants : Business, Standard et Business Premium. Ce choix va essentiellement dépendre des besoins de l’entreprise en matière de collaboration et d’outils bureautiques.
L’intégration de la téléphonie au niveau de Teams nécessite l’activation d’une licence complémentaire, appelée « Business Voice » pour chaque utilisateur. Il est aussi possible d’activer une autre licence, appelée « MS Audio Conferencing », pour permettre aux utilisateurs de rejoindre une réunion à partir de leurs lignes téléphoniques.
3. La téléphonie Teams permet-elle de remplacer l’installation téléphonique classique ?
Oui, Teams permet de remplacer la plupart des outils et solutions classiques de téléphonie. Si, au niveau du bâtiment, certaines applications s’appuient encore sur des lignes analogiques, comme des ascenseurs ou des systèmes d’alarme, ceux-ci devront être configurés de manière indépendante de l’installation téléphonique. Pour tous les autres usages, Teams propose un ensemble de fonctionnalités couvrant les besoins de communication, comme des standards automatiques avec des files d’attente d’appels, et permettant d'acheminer les appels en fonction de l’entrée de l’appelant.
4. Comment la téléphonie Teams facilite-t-elle la réorganisation de l’environnement de travail ?
L’intégration de la téléphonie à travers Teams facilite grandement la transformation des espaces de travail. De plus en plus d’entreprises privilégient une organisation flexible, supprimant les postes de travail fixes. Désormais, la téléphonie accompagne le collaborateur partout, qu’il soit en salle de réunion, à un poste de travail, dans un endroit où il s’isole ou encore dans un espace ouvert. Il peut recevoir ou passer ses appels depuis son Smartphone ou son ordinateur portable au départ de l’application Teams. Il est aussi possible de transférer les appels entrants via Teams vers le téléphone portable (de le faire sonner en parallèle). Vous êtes de cette manière assuré de ne plus manquer aucun appel important.
