Die Druckverwaltung auf Unternehmensebene kann sich komplexer gestalten, als man zunächst annehmen mag. Zwar haben viele Unternehmen den Anspruch, alle Dokumente elektronisch zu speichern und zu einem „Paperless Office“ zu gelangen, aber manchmal kommt man nicht um Ausdrucke auf Papier herum. Einige Unternehmen, die weiterhin auf den Ausdruck von Unterlagen angewiesen sind, versuchen, die damit verbundene Verwaltung zu optimieren, die Kosten zu senken und nicht mehr zu drucken als unbedingt nötig.
Eine passende, garantiert verfügbare Lösung
Eine der größten Herausforderungen besteht in diesem Zusammenhang darin, eine passend dimensionierte Lösung zu finden, die den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens entspricht und zudem garantiert verfügbar ist. Denn nichts ist frustrierender als der Ausfall eines Druckers, wenn man ihn gerade wirklich braucht, bevor man beispielsweise Dokumente von einem Kunden unterschreiben lässt. Daher ist eine verlässlich funktionierende, regelmäßig gewartete Hardware wesentlich. Ebenso wichtig ist es, die Versorgung mit Verbrauchsmaterialien von Toner bis hin zu Papier zu gewährleisten.
Im Bemühen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für das Outsourcing von Druckdienstleistungen und deren Verwaltung.
Outsourcing der Druckverwaltung
Um ihren Anforderungen gerecht zu werden, hat POST das Angebot „Managed Print Services“ eingeführt. In diesem Rahmen bieten unsere Teams eine Reihe von gebrauchsfertigen Lösungen an, mit denen Mitarbeiter jedes Unternehmens entsprechend ihren Bedürfnissen Dokumente ausdrucken können. Die Auslagerung des Druckmanagements hat zahlreiche weitere Vorteile. Sie bestehen vor allem in der Senkung der Kosten, der Verbesserung der Produktivität, der Erhöhung der Informationssicherheit und der Verringerung der Umweltauswirkungen.
Druckkosten senken
Wenn das Druckmanagement an einen externen Dienstleister ausgelagert wird, sinken die Kosten dank dessen Know-how. Wie funktioniert das?
Zuallererst hilft der Dienstleister Ihnen, die Lösung auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abzustimmen. Indem die operativen Aspekte der Tätigkeit des Unternehmens und das erforderliche Druckvolumen berücksichtigt werden, können eine maßgeschneiderte Lösung und eine Druckpolitik eingeführt und die entsprechenden Anpassungen vorgenommen werden.
Ein Unternehmen kann beispielsweise beschließen, nicht unbedingt in Farbe oder stets beidseitig zu drucken. Um den Papierverbrauch gering zu halten, kann der Zugang zum Drucker auch auf bestimmte Profile beschränkt werden, oder es werden nur bestimmte Arten von Dokumenten gedruckt (z. B. Verträge, Rechnungen oder Angebote).
Nur für tatsächlich gedruckte Seiten zahlen
Über die Lösung hinaus stellt der Dienstleister die benötigte Hard- und Software zur Verfügung und kümmert sich um deren Installation. Das Unternehmen investiert nicht mehr direkt in diese Hardware, sondern abonniert einen Komplettservice. Das Risiko eines Ausfalls oder Versagens übernimmt der Dienstleister, der dafür sorgt, dass fehlerhafte Hardware ersetzt wird. Außerdem muss das Unternehmen keine zusätzlichen Kräfte mehr bezahlen, um die Installationen zu überwachen. Dies alles fällt unter das Service-Abonnement.
Dank der monatlichen Abrechnung der Druckseiten ohne Mindestvolumen besteht auch die Möglichkeit, nur für die tatsächliche Nutzung zu bezahlen.
Eine Drucklösung für mehr Produktivität
Über die installierte Drucklösung hinaus bietet POST auch die Fernüberwachung von Elementen wie z. B. Tonerkapazitäten. Sie sorgt auch für die Lieferung von Verbrauchsmaterialien, bevor sie im Unternehmen knapp werden. Das Unternehmen investiert nicht mehr selbst in einen Vorrat an Verbrauchsmaterialien, der regelmäßig erneuert werden muss.
Die Fernverwaltung von Druck-Infrastrukturen durch fortschrittliche Lösungen ermöglicht ein proaktives Management, das zur Gewährleistung der Verfügbarkeit des Dienstes beiträgt. Das Dienstangebot kann je nach Vereinbarung die Vor-Ort-Hilfe bei Ausfällen umfassen, die für schnelles Eingreifen sorgt.
Zudem bietet POST mit einem breiten Angebot an professionellen, robusten und zuverlässigen Canon-Multifunktionsdruckern, das Sie in unseren Business Corners entdecken können, eine Lösung für jedes Anforderungsprofil. Diese Geräte garantieren schnelle, qualitativ hochwertige Ausdrucke.
Weniger Umweltauswirkungen, mehr Sicherheit
Durch eine klare Druckpolitik und eine kontinuierliche Nachverfolgung lassen sich die Anzahl an Ausdrucken und der Papierverbrauch reduzieren. Indem man sich auf einen qualifizierten Partner stützt, der für eine bessere Nutzung der Anlagen sorgt, verringert sich auch die Abfallmenge, die im Zusammenhang mit dem Druckbedarf entsteht.
Darüber hinaus tragen die Lösungen von POST zu mehr Sicherheit bei, indem sie den Managern Druckdaten zur Verfügung stellen. So lässt sich zuordnen, was von wem gedruckt wurde. Diese Informationen können insbesondere dazu beitragen, das Bewusstsein der Nutzer für die Risiken in Verbindung mit dem möglicherweise unnötigen Ausdrucken von Unterlagen mit sensiblen Informationen zu schärfen und eine bessere Überwachung des Informationsflusses außerhalb der IT-Systeme zu gewährleisten.
