In den letzten Jahren hat sich im Hinblick auf unsere Arbeitsumgebungen viel verändert. Unternehmen ermöglichen mittlerweile oft Telearbeit oder die Arbeit in einem Satellitenbüro, um die Fahrtzeiten ihrer Mitarbeitenden zu verkürzen und ihnen generell mehr Flexibilität zu bieten. Dieser Trend geht auch mit neuen Herausforderungen einher, denn es muss für jeden Mitarbeitenden ein Arbeitsplatz zur Verfügung stehen und die gemeinsame Nutzung von Besprechungsräumen muss so effizient wie möglich ablaufen. DEEP verwendet innovative Tech-Lösungen wie z. B. CONDECO, um Organisationen in Luxemburg bei einer effizienteren Verwaltung von Arbeitsräumen zu unterstützen.
In vielen Unternehmen kann es mühsam sein, einen Besprechungsraum zu finden. Diese Räume sind oft sehr begehrt, werden aber nicht immer optimal genutzt. So ist es nicht ungewöhnlich, dass zwei Personen einen Raum reservieren, der genug Platz für zehn Personen bietet. Mit der zunehmenden Verbreitung von Telearbeit kommt es inzwischen auch oft vor, dass der Organisator der Besprechung einen Link in die Einladung einfügt, über den sich Mitarbeitende per Videoanruf auch aus der Ferne zuschalten können. In einem solchen Fall kann es passieren, dass Besprechungsräume reserviert sind, obwohl sich niemand darin befindet, da alle Teilnehmenden außerhalb des Büros arbeiten. Schätzungen zufolge sind reservierte Besprechungsräume in etwa 40 % aller Fälle zum gebuchten Zeitpunkt leer oder kaum besetzt. Das kann frustrierend für Mitarbeitende sein, die gerade verzweifelt nach einem Raum suchen, um sich mit einem Kunden oder Partner auszutauschen.
Technologie zur Verwaltung von Gruppenarbeitsräumen
Glücklicherweise gibt es heutzutage technische Lösungen, die zu einer besseren Verwaltung von Raumressourcen beitragen können. Die Anwendung CONDECO, die wir innerhalb der POST-Gruppe (zu der auch DEEP gehört) und bei mehreren Kunden implementiert haben, ist ein erstklassiges Hilfsmittel für die Reservierung und Verwaltung von Besprechungsräumen.
Sie kann über ein Webinterface oder eine mobile App genutzt werden und ermöglicht eine einfache Reservierung in Echtzeit sowie eine dynamische Verwaltung von Besprechungsräumen. Am Eingang eines Besprechungsraums können Tablets, die mit der Anwendung verbunden sind, Auskunft über den aktuellen Reservierungsstatus geben. Ein rotes LED-Licht signalisiert, dass der Raum belegt ist. Ein grünes Signal zeigt an, dass er frei ist. Auf dem Tablet kann auch angezeigt werden, wer den Raum gegenwärtig belegt oder wer ihn reserviert hat.
Die Anwendung bietet nicht nur nützliche Informationen, sondern ermöglicht es auch, Räume spontan zu reservieren. Das geht über das Tablet, mit einem RFID-Ausweis (wenn vorhanden) oder in der mobilen App. Die Nutzungsdauer kann auch um eine Viertelstunde, eine halbe Stunde oder eine Stunde verlängert werden, sofern der jeweilige Raum lange genug verfügbar ist.
Für einen möglichst einfachen Austausch lässt sich die Anwendung problemlos mit Tools wie Microsoft Exchange oder dem Active Directory eines Unternehmens verbinden.
Automatische Freigabe nicht belegter Räume
Die Anwendung bietet weitere nützliche Funktionen. So können Mitarbeitende mit ihren Ausweisen erfassen, dass sie einen Raum betreten (Check-In) oder ihn wieder verlassen. Zudem kann die Anwendung mit Anwesenheitssensoren verknüpft und so konfiguriert werden, dass sie einen reservierten Raum nach 15 Minuten freigibt, wenn sich herausstellt, dass er leer ist. Auf diese Weise wird der Raum für andere Mitarbeitende verfügbar, die ihn benötigen.
Die Lösung kann auch für Besprechungsräume verwendet werden, die mehrere Unternehmen von verschiedenen Standorten aus gemeinsam nutzen, vergleichbar mit der Bereitstellung von Gemeinschaftsräumen durch Immobilienentwickler für die Bewohner verschiedener Gebäude. Mit CONDECO können Nutzer aus verschiedenen Unternehmen bestimmte Räume per Fernzugriff reservieren. Die Anwendung eröffnet Ihnen somit eine Reihe von Möglichkeiten, um verfügbare Raumressourcen besser zu nutzen.
Vereinfachte Verwaltung von Fernarbeitsplätzen
Die Lösung kann Unternehmen auch dabei unterstützen, ihren Mitarbeitenden mehr Flexibilität zu bieten, denn sie verfügt über Funktionen für Telearbeit und die Arbeit in einem Satellitenbüro, das für sie möglicherweise schneller zu erreichen ist als beispielsweise der Firmensitz im Zentrum des Landes. Der Trend zur Fernarbeit und die Förderung hybrider Arbeitsmodelle machen es erforderlich, dass jeder Mitarbeitende einen Arbeitsplatz an dem Standort reservieren kann, an dem er seiner Arbeit nachgehen will.
Mit CONDECO ist das ganz einfach zu bewerkstelligen. So können Mitarbeitende, die z. B. an einem Satellitenstandort nahe der Grenze arbeiten wollen, am Vortag einen Arbeitsplatz reservieren, sofern dieser verfügbar ist. Die Lösung kann auch so eingestellt werden, dass sie den Vorgaben für Fernarbeit entspricht, die für das Unternehmen gelten. Wenn z. B. alle Mitarbeitenden zwei Mal pro Woche an einem externen Standort arbeiten dürfen, kann die Anwendung die entsprechende Aufteilung zwischen Büro- und Fernarbeit verwalten. Versucht jemand zum dritten Mal innerhalb einer Woche, in einem Satellitenbüro zu arbeiten, erlaubt das System nicht mehr, einen Arbeitsplatz zu reservieren. Die Person muss also entweder zur Präsenzarbeit erscheinen oder einen gesonderten Antrag auf Telearbeit stellen.
Auch in diesem Zusammenhang kann man Check-in- bzw. Check-out-Lösungen einführen, um sicherzustellen, dass diese immer begehrter werdenden Fernarbeitsplätze auch wirklich genutzt werden. So haben alle Mitarbeitenden gleichermaßen die Möglichkeit zur Fernarbeit.
Einfache Einrichtung
CONDECO bietet eine Lösung für zahlreiche Herausforderungen, die mit veränderten Arbeitsumgebungen und dem Trend zu alternativen Arbeitsmodellen einhergehen. Die Anwendung funktioniert nach dem „Software as a Service“-Prinzip und lässt sich daher leicht einrichten und problemlos mit anderen Unternehmenssystemen wie einem Active Directory oder einer Microsoft-Exchange-Lösung verbinden. Das ermöglicht einen einfachen Zugriff und einen besseren Informationsaustausch innerhalb der gesamten Organisation. Bei Beschränkung auf die softwarebasierten Grundfunktionen kann die Lösung in weniger als einem Monat implementiert werden.
Umfasst die Einrichtung auch Tablets von CONDECO (oder einem anderen Hersteller) am Eingang der Besprechungsräume oder Anwesenheitssensoren, kann sie aufgrund der Einbindung dieser technischen Geräte etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen.
Neben dem Aufwand der technischen Umsetzung muss sich das Unternehmen auch Zeit nehmen, um die Mitarbeitenden zu informieren und sie zu schulen, damit sie die Funktionsweise der neuen Lösung verstehen und sich mit den entsprechenden Regeln vertraut machen. So kann ein angemessener Umgang mit der Anwendung durch alle Beteiligten sichergestellt werden.
