Die Arbeitnehmer sind heute immer weniger ortsgebunden. Unternehmen nutzen zunehmend hybride Arbeitsmodelle, in deren Rahmen ein Teil der Belegschaft regelmäßig von zu Hause oder einem anderen Ort aus arbeitet, während ein anderer Teil ins Büro kommt. In Luxemburg dezentralisieren immer mehr Unternehmen ihre Teams und beziehen Büros in Grenznähe.
Entscheiden Sie sich für ein intelligentes Flächenmanagement
Diese neuen Modelle kommen zwar dem Wunsch der Mitarbeitenden nach mehr Flexibilität entgegen, erfordern jedoch eine Anpassung des Flächenmanagements. Wenn ein Teil der Belegschaft regelmäßig Telearbeit leistet, kann die Geschäftsführung die belegte Bürofläche und damit auch die Raumkosten und den Energieverbrauch reduzieren.
Um dies zu erreichen, können Unternehmen z. B. auf ein Flex-Desk-Modell zurückgreifen, bei dem die Büroplätze nicht mehr jeweils einem Mitarbeitenden zugewiesen werden, sondern flexibel an die Belegschaft verteilt werden. Darüber hinaus muss oft auch die Raumgestaltung überdacht werden. Wenn Mitarbeitende ins Büro kommen, tun sie dies vor allem, um mit den anderen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Sie verbringen mehr Zeit in Besprechungsräumen als an ihren Einzelarbeitsplätzen.
Eine Neugestaltung des Büros eröffnet viele Möglichkeiten, bringt aber auch erhebliche Herausforderungen in Bezug auf die Größe und das Flächenmanagement mit sich – das gilt für sowohl für Einzelarbeitsplätze als auch Besprechungsräume und Parkplätze. In diesem Bereich leisten neue Technologien einen entscheidenden Beitrag.
Ermitteln Sie den tatsächlichen Bedarf
Lange Zeit war das Internet of Things (IoT, Internet der Dinge) in aller Munde. Mittlerweile scheint es eher angebracht, vom „Internet of Everything“ zu sprechen. Denn während Sensoren verschiedene nützliche Informationen zurückmelden können, produziert der Mensch auch zahlreiche Informationen, wenn er einen Raum nutzt, wenn er sich bewegt usw. Wenn diese Daten zusammengeführt und verarbeitet werden, geben sie Aufschluss über die Anforderungen eines Unternehmens.
Bevor Sie Ihre Räume neu gestalten, sollten Sie eine Analyse durchführen und Informationen zur tatsächlichen Belegung der Räume sammeln. Dazu gehören unter anderem der Anteil der tatsächlich im Büro anwesenden Mitarbeiter und die Auslastung der Besprechungsräume oder des Parkplatzes.
Mithilfe von Anwesenheitssensoren in Besprechungsräumen lassen sich z. B. Raumbuchungen nachverfolgen. Es ist festzustellen, dass in den meisten Unternehmen 40 % bis 50 % der gebuchten Besprechungsräume nicht oder falsch belegt sind. Die Herausforderung in diesem Bereich besteht darin, die Raumbelegung so zu organisieren, dass ein Treffen, an dem nur zwei Mitarbeitende teilnehmen, nicht in einem Raum stattfindet, der viel mehr Personen aufnehmen könnte.
Passen Sie das Platzangebot an den tatsächlichen Bedarf an
Die Analyse des tatsächlichen Bedarfs soll eine optimierte Raumnutzung ermöglichen. So soll gewährleistet sein, dass alle Mitarbeitenden ein Umfeld vorfinden, in dem sie ihre jeweiligen Aufgaben angemessen erfüllen können.
Traditionell rechnete man mit einem Arbeitsplatz pro Teammitglied, doch die Analyse der Nutzungs- und Anwesenheitsdaten zeigt, dass die Belegung häufig auf 0,9, 0,8 oder sogar 0,7 Plätze pro Mitarbeitendem reduziert werden kann. Dies kann eine Platzersparnis von bis zu 30 % bedeuten. Dasselbe gilt für Besprechungsräume oder Parkplätze. So stellt ein Unternehmen mit 14 Ausweisen für zehn Parkplätze im Rahmen einer intelligenten Parkraumbewirtschaftung möglicherweise fest, dass regelmäßig Parkplätze unbesetzt bleiben. In solch einem Fall können weitere Parkausweise ausgestellt werden.
Vereinfachte Verwaltung durch Buchungstools
Ein solches Flächenmanagement geht meist mit der Implementierung von technologischen Buchungslösungen einher. Wenn Mitarbeitende ins Büro kommen, können sie dies im Vorfeld über ihren Outlook-Kalender oder über eine spezielle Schnittstelle oder App ankündigen. Über ein einziges Tool können sie je nach ihrem spezifischen Bedarf einen ruhigen Arbeitsraum, einen Parkplatz, ein Schließfach usw. reservieren.
Zuweisung von Besprechungsräumen nach Bedarf
Wenn Mitarbeitende einen Besprechungsraum benötigen, stellen sie einfach eine Anfrage und das Tool weist ihnen je nach Verfügbarkeit den am besten geeigneten Raum zu. Die in diesem Zusammenhang berücksichtigten Anforderungen können unterschiedlich sein. Das Buchungstool bezieht mit ein, wie viele Teilnehmer vor Ort anwesend sind, ob mit Personen zusammengearbeitet wird, die sich an einem anderen Ort befinden (dies macht einen Raum mit der technischen Ausstattung für einen qualitativ hochwertigen Austausch erforderlich), ob Catering benötigt wird usw.
Smart Parking und virtueller Pförtnerdienst
Um sicherzustellen, dass ein benötigter Parkplatz auch tatsächlich zur Verfügung steht, kann ein Reservierungstool hinzugefügt werden. Das Buchungssystem kann zudem auf ein Angebot an Concierge-Diensten ausgeweitet werden, um eine Mahlzeit vorzubestellen, Zugang zum Fitnessstudio zu erhalten, einen Reinigungsservice zu buchen usw.
Erleichterter Empfang von Besuchern
Ein intelligentes Flächenmanagement mit einer besseren Integration aller Nutzungsdaten ermöglicht auch Optimierungen in Bezug auf den Empfang von Besuchern. Beispielsweise kann für jedes geplante Treffen vor Ort mit Außenstehenden ein QR-Code generiert und mit der Einladung übermittelt werden. Wenn das Unternehmen kein Empfangspersonal hat, erhält der Besucher ganz einfach Zugang zum Gebäude, indem er seinen QR-Code scannt. Daraufhin wird die Person, die den Besucher erwartet, automatisch über seine Ankunft informiert.
Kontinuierliche Verbesserung
Durch die Integration der verschiedenen Datenströme kann ein Analyseansatz entwickelt werden, um genau zu verfolgen, wie die vorhandenen Flächen an den verschiedenen Standorten des Unternehmens genutzt werden. Der Ansatz ermöglicht eine kontinuierliche Optimierung der Auslastung, eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit und eine bessere Kostenkontrolle.
