Die Zeit am Arbeitsplatz besser einteilen

Grundlegende Prinzipien für den Umgang mit der eigenen Zeit

1.    Organisiert sein

Dazu gehört, dass Sie Ihre Aufgaben planen und strukturieren und an Ihrem Schreibtisch für eine sinnvolle Ordnung sorgen.
Welche Methode bietet sich an?
Beispiel ALPEN-Methode
Wenn Sie einen hektischen Arbeitstag vor sich haben, ist die ALPEN-Methode eine Option (Aufgaben definieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und eine Nachkontrolle durchführen). Diese Technik ist eine große Hilfe, um einen Tag in mehreren Schritten und realistisch zu planen und anschließend zu kontrollieren, ob die Aufgaben richtig ausgeführt wurden.
 

2.    Sich persönliche Ziele setzen

Wenn Sie sich persönliche Ziele setzen, können Sie einfach und genau feststellen, wo Sie mit Ihren Aufgaben stehen und was noch zu tun ist. Dies gilt umso mehr, wenn sie „S.M.A.R.T.“ sind – Simple (einfach), Measurable (messbar), Acceptable (angemessen) Reasonable (realistisch) Time-bound (terminiert).

3.    Prioritäten setzen

Es stehen Ihnen zahlreiche Methoden zur Verfügung, um Ihre Prioritäten zu klären und so effizienter zu werden. In ihren Grundzügen basieren diese verschiedenen Methoden auf denselben Prinzipien: 
•     Identifizieren der zu erledigenden Aufgaben,
•     Analysieren des Grads der Dringlichkeit und Wichtigkeit,
•     Handeln auf der Grundlage der ersten beiden Punkte,
•     regelmäßige Bestandsaufnahme 

Wie funktioniert das? Es gibt mehrere Methoden:

die Eisenhower-Matrix
Dieses Prinzip klassifiziert die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit (siehe Tabelle unten) und kann beim Delegieren und Priorisieren von Aufgaben hilfreich sein.

Eine ganzheitlichere Methode: Getting Things Done
Die Methode „Getting Things Done“ (GTD), was man mit „Dinge erledigt kriegen“ übersetzen könnte, ist eine von David Allen entwickelte allgemeine Organisationstechnik. Diese Methode des Selbstmanagements berücksichtigt nicht nur berufliche, sondern auch private Aktivitäten und ordnet sie nach ihrer Art und der damit verbundenen Arbeitsbelastung. Ein Vorteil von GTD ist, dass man ermutigt wird, die zu erledigenden Aufgaben sofort zu notieren. Das macht den Kopf frei.

4.    Nichts mehr vor sich herschieben

Das Aufschieben von Aufgaben, die man sofort erledigen könnte, ist eine echte Handlungsbremse die nicht unerhebliche Folgen haben kann, z. B. in Bezug auf die Produktivität und die Einhaltung von Fristen.

5.    Nein sagen können

Dies verhindert auch, dass man von Aufgaben überfordert wird, die nicht in der eigenen Verantwortung liegen.

6.    Pausen machen

Pausen helfen, Stress abzubauen und das Gehirn mit Sauerstoff zu versorgen.